Đánh số trang văn bản trên đầu, bỏ trang đầu tiên là quy định mới trong trình bày văn bản 2020. Thể thức văn bản luôn là quy định bắt buộc cho bất cứ công văn nào được phát hành. Việc trình bày văn bản đúng thể thức sẽ tăng tính hợp lệ cho văn bản. Mới đây Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư ban hành có thay đổi một số kiểu trình bày, trong đó có thay đổi về việc đánh số trang văn bản.
Trước đây, đối với văn bản chính quyền được trình bày số trang được trình bày ở góc dưới bên phải trang giấy (footer). Thì nay đối với Nghị định 30/2020/NĐ-CP số trang được trình bày ở trên đầu trang giấy (header) và canh giữa, thể hiện bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và không hiển thị số trang ở trang đầu tiên.
Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn cách đánh số trang ở phía trên trang giấy, canh giữa và bỏ trang đầu để thực hiện đúng theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Như vậy theo Nghị định, chúng ta phải đánh số trang bắt đầu từ Trang 2 và là số 2.
Cách đánh số trang văn bản trên đầu, bỏ trang đầu tiên
Đầu tiên bạn cần mở phần mềm Microsoft Word và soạn thảo hoàn tất văn bản. Sau đó thực hiện các bước bên dưới:
Bước 1: Sau khi đã soạn thảo văn bản xong (văn bản từ 2 trang trở lên). Bạn click vào Menu Insert -> Page Number -> Top of Page -> chọn ô thứ 2 chỗ số 1 được canh giữa.
Sau khi thực hiện bước 1 bạn sẽ thấy tất cả các Trang của văn bản đều được đánh số trang. Để thực hiện xóa số trang ở trang đầu tiên, bạn làm tiếp bước 2 nhé.
Bước 2: Bạn vào Menu Layout -> chỗ góc dưới Page Setup có dấu mũi tên, hãy nhấn vào đó.
Bước 3: Trong hộp thoại Page Setup, chọn qua tab Layout. Trong phần Headers and footers-> Check vào ô Diffrent first page. Nhấn OK để hoàn tất
Bây giờ quay ra lại văn bản, bạn sẽ thấy số trang được đánh trên đầu, được canh giữa bắt đầu từ trang số 2. Trang đầu tiên sẽ không có số trang.
Tiếp đến, bạn double click vào số 2 của Trang, và bôi đen và chọn Font, kiểu chữ, định đạng theo đúng quy định: size 13-14, chữ đứng.
Bạn có thể xem video hướng dẫn chi tiết ở dưới:
Như vậy chỉ với 3 bước đơn giản, bạn đã có thể đánh số trang trên đầu và bỏ trang đầu tiên và chọn kiểu font, kích cở đúng theo hướng dẫn của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
