Google Sheets là một chương trình bảng tính lý tưởng nếu bạn muốn sự đơn giản và kết quả nhanh chóng. Việc tạo biểu đồ, đồ thị hoặc bảng có chất lượng cao và chính xác khá dễ dàng trong ứng dụng này của Google.
Bạn có thể sử dụng Google Sheets pro hơn bằng cách học một vài mẹo đơn giản. Những mẹo này cũng sẽ tăng tốc độ làm việc của bạn.
8 cách sử dụng Google Sheets như một vị thần
1. Thu thập dữ liệu tự động bằng Google Forms
2. Giảm thiểu tương tác với giao diện người dùng bằng phím tắt
Bạn có thể điều hướng nhanh hơn trên Google Sheets bằng các phím tắt. Người dùng chuyên nghiệp ghi nhớ nhiều phím tắt để tránh dùng chuột. Nhấn Ctrl + / để xem danh sách các phím tắt Google Sheets tiện dụng trên màn hình của bạn.
Bạn có thể tạo bảng nội dung thủ công, liên kết nội dung, liên kết trang web và chuyển hướng đến một trang tính khác bằng cách sử dụng siêu liên kết trên Google Sheets. Hãy thử các bước sau để tạo siêu liên kết:
1. Bấm chuột phải vào một ô rồi chọn Insert link.
2. Bạn có thể dán URL từ một trang web vào hộp tìm kiếm.
3. Bạn có thể chọn các đề xuất tự động bên dưới hộp tìm kiếm.
4. Bạn cũng có thể nhấp vào Sheets and named ranges để liên kết đến bất kỳ phần tử nào của trang tính hiện có.
3. Nhúng dữ liệu trang tính vào Docs hoặc Slides
Nhập dữ liệu vào Docs hoặc Slides nhanh hơn từ Sheets. Hãy thử các bước sau để nhập/xuất dữ liệu sang Docs hoặc Slides từ Sheets:
1. Trong Docs, bấm vào Insert rồi chọn Chart.
2. Bạn sẽ thấy một tùy chọn From Sheets. Nhấp vào đó.
3. Chọn bất kỳ trang tính nào có biểu đồ để xem trước.
4. Chọn một cái và nhấp vào Import.
5. Bạn sẽ sao chép biểu đồ từ Sheets và dán vào tệp Docs. Phương pháp này cũng hoạt động đối với dữ liệu dạng bảng.
6. Chọn Link to spreadsheet cho biểu đồ trực tiếp hoặc Paste unlinked cho biểu đồ ngoại tuyến.
Trên Google Slides, bạn có thể làm theo các bước tương tự được đề cập ở trên để nhập dữ liệu từ Sheets.
4. Khóa ô cho trang tính cộng tác
Nếu bạn lãng phí thời gian để kiểm tra tính toàn vẹn của các công thức, đã đến lúc bạn sử dụng tính năng khóa ô. Nó rất hữu ích cho các trang tính cộng tác trong đó các phạm vi ô cụ thể sẽ không bị thay đổi.
Để khóa một dải ô hoặc các trang tính, hãy làm theo các bước nhanh sau:
1. Đánh dấu một dải ô hoặc một ô.
2. Nhấp vào Data trong thanh công cụ, sau đó chọn Protect sheets and ranges.
3. Trên bảng điều khiển bên phải, chuyển giữa Range hoặc Sheet.
4. Thực hiện lựa chọn của bạn, sau đó nhấp vào Set permissions.
5. Sửa đổi cài đặt quyền và nhấp vào Done.
5. Thêm giá trị cho dữ liệu của bạn thông qua hình ảnh
Hình ảnh là yếu tố tuyệt vời giúp biến đổi dữ liệu dạng bảng nhàm chán thành các báo cáo sống động. Có nhiều cách để chèn hình ảnh vào trang tính của bạn.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách làm theo các hướng dẫn sau:
1. Từ thanh công cụ, nhấp vào Insert và sau đó chọn Image. Bạn có thể chọn giữa Insert image in cell hoặc Insert image over cells. Từ sáu nguồn mà bạn thấy, hãy chọn bất kỳ nguồn nào như URL, Ảnh, Google Drive,…
2. Sử dụng công thức image(“URL”) để nhập hình ảnh vào ô trực tiếp từ các trang web.
3. Từ thanh công cụ Insert, bạn cũng có thể chọn Drawing để tạo sơ đồ và quy trình làm việc thủ công. Bảng vẽ có đường thẳng, hình dạng, hình ảnh và hộp văn bản.
6. Các mẫu giúp quản lý dữ liệu
Các mẫu cho phép bạn hoàn thành công việc của mình nhanh hơn. Google Sheets cung cấp cho bạn các mẫu tiện dụng hoàn toàn phù hợp với nhiều tình huống công việc thực tế khác nhau. Ngoài ra, các mẫu này còn miễn phí, không giống như các ứng dụng bảng tính khác yêu cầu phí cho các mẫu này.
Bạn sẽ tìm thấy các mẫu được tổ chức theo chức năng của chúng như Cá nhân, Công việc và Quản lý dự án. Nếu cần trợ giúp xử lý dữ liệu, bạn có thể thử các mẫu như Danh sách việc cần làm, Công cụ theo dõi đầu tư của Google Finance, Bảng phân công nhóm, Bảng thời gian hàng tuần, báo cáo chi phí,…
Bạn có thể dễ dàng truy cập các mẫu trên bằng cách làm theo các bước sau:
1. Từ một trang tính đang mở, hãy nhấp vào File và di con trỏ qua New
2. Bạn sẽ thấy From template gallery. Nhấp vào đó để truy cập thư viện mẫu.
7. Xác thực dữ liệu trong trang tính của bạn
Bạn có thường xuyên lấy các định dạng email hoặc URL không chính xác từ cơ sở dữ liệu trang tính của mình về khách hàng, hoặc người đăng ký không? Bạn có thể dừng việc này bằng cách xác thực dữ liệu trang tính hiện có bằng các công thức khác nhau như ARRAYFORMULA (ISEMAIL (phạm vi ô)).
Ví dụ: công thức trên xác nhận một loạt các địa chỉ email hoặc URL đúng định dạng. Công thức không thể cho bạn biết liệu email có đang hoạt động hay không. Tuy nhiên, bạn có thể tránh những sai lầm đơn giản như thiếu ký hiệu @ hoặc tên miền.
8. Tự động hóa Google Sheets bằng Macro
Bạn có thể sử dụng Macro để tự động hóa các bước lặp lại trên Sheets. Chúng có thể là tùy chỉnh màu ô, lọc, sắp xếp, tạo công thức, điều chỉnh kích thước phông chữ,… Bạn sẽ hoàn thành tác vụ nhanh hơn chỉ với một vài nút bấm trên bàn phím.
Ví dụ bạn cần tìm nguồn thông tin chi tiết về sản phẩm như xếp hạng, lượng bài đánh giá, giá cả,…, từ các trang web mua sắm trực tuyến. Sau đó, bạn lọc chúng theo giá cả hoặc xếp hạng và chuyển tiếp dữ liệu đến một thành viên khác trong nhóm để làm việc tiếp theo.
Nguồn dữ liệu nghiên cứu sản phẩm của bạn từ các trang web mua sắm. Sau đó, bắt đầu ghi Macro bằng cách chọn Record macro trong Macros bên trong thanh công cụ Extensions. Tiến hành với tham chiếu tương đối và thực hiện các bước bạn thường làm. Bây giờ, hãy lưu Macro và gán một phím tắt cho nó.
Đối với sản phẩm tiếp theo, bạn chỉ cần nhấn phím tắt để Macro này tự động phân tích dữ liệu sau bước nhập dữ liệu.
Ngoài ra, bạn cũng có thể xem thêm các bài Google Sheet hoặc Excel tại đây.
Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để tôi thu thập dữ liệu tự động vào Google Sheets?
Sử dụng Google Forms! Tạo một biểu mẫu khảo sát hoặc câu hỏi, sau đó liên kết nó với Google Sheets. Dữ liệu sẽ tự động được cập nhật vào trang tính của bạn.
Tôi có thể sử dụng phím tắt trong Google Sheets không?
Có chứ! Nhấn Ctrl + / (hoặc Cmd + / trên máy Mac) để xem danh sách đầy đủ các phím tắt hữu ích giúp tăng tốc độ làm việc của bạn.
Làm sao để tôi nhúng dữ liệu từ Google Sheets vào Google Docs hoặc Slides?
Trong Docs hoặc Slides, chọn “Insert” -> “Chart” -> “From Sheets”. Chọn trang tính và biểu đồ mong muốn, rồi nhấp “Import”. Bạn cũng có thể sao chép và dán dữ liệu dạng bảng hoặc biểu đồ.
