Hầu hết mọi người sử dụng phần mềm bảng tính để thu thập dữ liệu hoặc trình bày thông tin bằng cách sử dụng biểu đồ và đồ thị. Tuy nhiên, Google Sheets còn một số công dụng hữu ích khác nữa đấy. Một trong những công dụ hữu ích nhất là tạo Thời gian biểu. Và, bạn thậm chí không cần phải tự tạo. Thư viện mẫu có sẵn một trang tính được tạo sẵn.
Cách tạo Thời gian biểu trong Google Sheets
Mặc dù bạn có thể tạo Thời gian biểu từ đầu trong Google Sheets, nhưng mình khuyên bạn nên sử dụng mẫu, đặc biệt nếu bạn đang vội và không cần tùy chỉnh nhiều.
Bạn có thể sử dụng thư viện mẫu trong Google Sheets để tìm trang tính được tạo sẵn. Để bắt đầu, bạn phải truy cập Google Sheets và tạo một tài khoản. Nếu đã có tài khoản Google, bạn có thể sử dụng tài khoản đó để đăng nhập. Dưới đây là các bước bạn cần làm để tạo Thời gian biểu bằng thư viện mẫu trong Google Sheets:
Bước 1: Điều hướng đến trang Google Sheets.
Bước 2: Nhấp vào Template gallery dưới thanh tìm kiếm. Thao tác này sẽ mở ra một trang mới chứa một số mẫu cho bạn lựa chọn.
Bước 3: Chúng tôi sẽ sử dụng mẫu Schedule. Thao tác này sẽ mở ra một bảng tính mới với mẫu có sẵn.
Mẫu Google Sheets đã có các hàng và cột được thiết lập để phân chia giờ trong ngày. Bạn có thể đặt ngày bắt đầu trong tuần trong ô C2. Ngày được chỉ định trong hàng thứ 3 tùy thuộc vào đầu vào trong ô C2. Hàng thứ 4 chứa công thức tự động biến ngày thành ngày trong tuần.
Ở cuối Thời gian biểu là phần ghi chú, nơi bạn có thể để lại lời nhắn cho nhóm. Ngoài ra còn có một phần việc cần làm ở phía bên phải, nơi bạn có thể giao các nhiệm vụ cụ thể cho nhóm của mình.
Sử dụng định dạng có điều kiện trong Thời gian biểu của bạn
Bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện trong bảng tính để kiểm tra một từ cụ thể trong bảng tính. Một hành động cụ thể sẽ được thực hiện nếu điều kiện đó được đáp ứng.
Để minh họa, hãy thêm định dạng có điều kiện để kiểm tra xem từ “meeting” có tồn tại trong ô hay không. Nếu có, ô sẽ chuyển sang màu đỏ. Dưới đây là các bước bạn cần làm theo để thực hiện việc này:
Bước 1: Chọn khu vực trong bảng tính nơi bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện.
Bước 2: Nhấp vào Format trên thanh công cụ chính của màn hình.
Bước 3: Tại đó, nhấp vào Conditional formatting. Thao tác này sẽ mở ra một thanh bên ở phía bên phải của màn hình.
Bước 4: Phạm vi sẽ tự động được thêm vào nếu bạn chọn nó trong bước đầu tiên. Nếu bạn không, bạn có thể phạm vi ô vào hộp văn bản Apply to range.
Bước 5: Trong phần Format cells, bạn có thể chọn các quy tắc định dạng. Mình đã chọn Text contains và thêm từ khóa “meeting”.
Bước 6: Bây giờ chọn các hiệu ứng được áp dụng cho nội dung trong ô. Trong trường hợp này, mình chọn màu đỏ để áp dụng cho ô.
Bước 7: Nhấp vào Done để lưu các thay đổi.
Như bạn có thể thấy, hiệu ứng được thêm vào bất kỳ ô nào có chứa từ khóa được chỉ định. Điều này có thể đặc biệt hữu ích khi bạn muốn tô màu cho các nhiệm vụ sắp tới như cuộc họp và deadline.
Ưu và nhược điểm của việc tạo Thời gian biểu trong Sheets
Mặc dù có một số lợi ích khi tạo lịch làm việc hiệu quả với Google Sheets, nhưng nó vẫn chưa hoàn hảo. Bạn vẫn phải chịu một số ưu và nhược điểm dưới đây:
Ưu: Miễn phí sử dụng
Mặc dù có một số phần mềm tạo Thời gian biểu trên thị trường, nhưng hầu hết chúng đều phải trả phí. Mặt khác, Google Sheets có thể có lợi khi tạo Thời gian biểu, vì nó miễn phí cho các cá nhân và doanh nghiệp nhỏ.
Ưu: Dễ dàng chia sẻ
Ưu điểm tốt nhất của việc sử dụng Google Sheets là nó cho phép bạn chia sẻ bảng tính của mình chỉ với một vài cú nhấp chuột. Bạn cũng có thể chỉ định các quyền để chỉ một số người được chọn có thể thực hiện chỉnh sửa bảng tính, trong khi những người khác chỉ có thể xem nó. Đây có thể là một trợ giúp đắc lực nếu bạn lên lịch làm việc từ xa để chia sẻ với các cộng tác viên của mình.
Nhược: Không có thông báo cho người dùng không có quyền truy cập chỉnh sửa
Google Sheets có lợi thế là chia sẻ thời gian thực, có nghĩa là người xem có thể nhìn thấy những thay đổi được thực hiện đối với tệp trong thời gian thực. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ có quyền xem, Sheets sẽ không thông báo cho bạn về bất kỳ thay đổi nào đối với bảng tính.
Chỉ những người có quyền truy cập chỉnh sửa mới có thể bật thông báo qua email. Bạn có thể sử dụng các tiện ích bổ sung gửi thông báo để giúp loại bỏ vấn đề này, nhưng nó không tối ưu cho lắm.
Nhược: Thiếu tự động hóa
Sử dụng phần mềm chuyên dụng để tạo Thời gian biểu của bạn sẽ không yêu cầu bạn nhập từng chi tiết theo cách thủ công. Các phần khác được cập nhật tự động nếu bạn thay đổi một phần của lịch trình.
Phần mềm nâng cao cũng sẽ thông báo cho bạn nếu bạn đang thực hiện quá nhiều ca làm việc hoặc mắc lỗi tiềm ẩn. Nếu bạn là một chuyên gia, bạn có thể thực hiện tự động hóa trong Sheets. Tuy nhiên, hầu hết mọi người không có thời gian hoặc kiến thức để thực hiện điều này.
Nhược: Mất nhiều thời gian hơn
Khi bạn sử dụng bảng tính, bạn phải nhập hầu hết mọi thứ theo cách thủ công hoặc tạo danh sách thả xuống. Phần mềm nâng cao giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thao tác chỉnh sửa thủ công vì chúng có tính năng kéo và thả trình xây dựng Thời gian biểu. Chúng cũng có thể gửi email tự động bất cứ khi nào lịch trình thay đổi.
Nhược: Không có các tính năng hiện đại
Google Sheets thiếu các tính năng như theo dõi GPS, hoán đổi ca và quản lý PTO. Những tính năng này không cần thiết, nhưng có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn nhiều trong một số tình huống nhất định.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có cần phần mềm nào khác ngoài Google Sheets để tạo thời gian biểu không?
Không cần! Bạn có thể sử dụng trực tiếp Google Sheets và tận dụng thư viện mẫu có sẵn để tạo thời gian biểu một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Làm thế nào để chia sẻ thời gian biểu đã tạo với người khác?
Google Sheets cho phép bạn dễ dàng chia sẻ bảng tính với người khác chỉ với vài cú nhấp chuột. Bạn cũng có thể điều chỉnh quyền truy cập (chỉnh sửa hoặc xem) cho từng người dùng.
Google Sheets có hỗ trợ thông báo tự động khi có thay đổi trong thời gian biểu không?
Chỉ người dùng có quyền chỉnh sửa mới nhận được thông báo tự động. Đối với người dùng chỉ xem, bạn có thể cần sử dụng tiện ích bổ sung để nhận thông báo về các thay đổi.
