Quy trình tiếp nhận nhân sự mới chuẩn – chuyên nghiệp gây ấn tượng tốt

Quy trình tiếp nhận nhân sự mới là quá trình tích hợp người mới tuyển dụng hòa nhập vào tổ chức và văn hóa của doanh nghiệp. Nó không chỉ đơn thuần là các vấn đề giấy tờ, đào tạo và định hướng. Mà còn là nhiệm vụ tạo ra những trải nghiệm tích cực tạo nên hiệu quả trong việc và có khả năng giữ chân họ tiếp tục đồng hành. 

Theo một nghiên cứu của Linkedin được công bố vào năm 2018: “21,7% nhà phân tích dữ liệu và kỹ sư phần mềm nhúng đã rời bỏ nơi làm việc vào năm 2017”. Câu hỏi mà các doanh nghiệp cần đặt ra là: Làm thế nào để tạo ra một môi trường nuôi dưỡng khuyến khích họ ở lại? Ấn tượng đầu tiên thường là ấn tượng lâu dài, vì vậy, bạn nên chú ý nhiều hơn đến công tác tiếp nhận nhân sự mới.

Chuẩn bị trước cho quá trình “onboarding”

Nếu như ngày đầu tiên đến văn phòng, bạn bắt bắt gặp hình ảnh chỗ làm việc bám bụi, không có ghế ngồi, máy tính chưa được setup,…thì có muốn tiếp tục nhận việc không? Câu trả lời chắc chắn là không vì đây là minh chứng cho sự hời hợt và thiếu tôn trọng đến từ phía doanh nghiệp. 

Để gây ấn tượng tốt đẹp đầu tiên với nhân sự mới, bạn cần chuẩn bị tất cả các cơ sở vật chất cần thiết trước 1 ngày. Có 2 môi trường bạn cần quan tâm đó là:

Môi trường vật lý

• Dọn dẹp khu vực làm việc sạch sẽ.
• Vật dụng, thiết bị cần thiết: máy tính, bàn phím, điện thoại bàn,… đã được thiết lập và cài đặt sẵn các ứng dụng, phần mềm cần thiết để nhân viên không phải chờ đợi.
• Thẻ ra vào và có thể là một số vật dụng chào mừng có thương hiệu công ty.

Môi trường làm việc số

• Thiết lập hệ thống mạng và quyền truy cập vào những khu vực làm việc có liên quan.
• Cung cấp các tài khoản nội bộ như: Email, mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp,…

Chào đón nhân viên mới

Cho dù có nhiều kinh nghiệm hay không, việc làm quen với một môi trường mới luôn mang lại cho người ta cảm giác lạ lẫm. Do đó, nghi thức chào đón nhân viên mới sẽ giúp doanh nghiệp kéo gần khoảng cách giữa nhân sự mới và nhân sự cũ. 

Doanh nghiệp nên kết hợp 2 hình thức chào đón sau để tạo nên quy trình tiếp nhận nhân sự mới hiệu quả nhất:

• Chào đón theo cách truyền thống

Đơn giản, hãy tổ chức một buổi chào đón cho các nhân viên mới đến những bộ phận làm việc trực tiếp và gián tiếp. Hoặc trưởng nhóm có thể tổ chức một buổi tiệc nhẹ để các thành viên cũ và mới tiếp xúc và làm quen với nhau.

• Chào đón bằng email nội bộ và mạng xã hội nội bộ

Nhân viên mới cần tìm hiểu công việc và làm quen với đồng nghiệp mới của họ. Do đó, tương tác trên các nền tảng truyền thông nội bộ là rất quan trọng. Phòng nhân sự nên gửi email chào đón nhân viên mới đến toàn thể công ty và dành cho họ 1 bài Post thật “xinh đẹp” trên nền tảng mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp như một nghi thức chào mừng.

Hướng dẫn và định hướng công việc

Khi một nhân viên mới gia nhập, điều quan trọng là phải cung cấp cho họ cái nhìn sâu sắc về văn hóa công ty và vai trò của họ với tư cách là một nhân viên. Theo đó, doanh nghiệp nên chuẩn bị các nội dung sau:

Giới thiệu sơ bộ doanh nghiệp và quy trình làm việc

• Lịch sử thành lập, tổng quan hoạt động của doanh nghiệp trong những năm gần đây.
• Mục tiêu họat động, các quy định, nguyên tắc, chính sách đối với nhân sự trong doanh nghiệp.
• Quy trình làm việc: Giờ giấc làm việc, cơ cấu lương thưởng, KPI,…
• Giới thiệu về văn hóa doanh nghiệp và vị trí đảm nhiệm của nhân sự đó.

Định hướng công việc

Tùy thuộc vào từng vị trí công việc, người hướng dẫn cần cung cấp với trao đổi với nhân viên mới về những nhiệm vụ cần hoàn thành như:

• Các chỉ số KPIs
• Yêu cầu đặc thù và tối thiểu đối với công việc
• Mục tiêu phát triển cụ thể
• Kế hoạch cho công việc trong thời gian thử việc

Đào tạo về chuyên môn công việc

Nhân viên mới cần trải qua đợt đào tạo kỹ năng chuyên môn phù hợp để có thể tiếp nhận tốt công việc tùy theo vị trí của mình. Ngoài việc bồi dưỡng thêm kiến thức nghề nghiệp, quy trình onboarding về kỹ năng chuyên môn còn giúp xây dựng được tác phong làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.

Ngoài những kiến thức có liên quan trực tiếp đến công việc, doanh nghiệp cũng cần cung cấp những kiến thức và kỹ năng cơ bản của các bộ phận khác có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến công việc của họ. Chính những buổi training này giúp họ có thể phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác trong công ty nhằm phát huy hiệu quả trong công việc. 

Đánh giá quá trình đào tạo nhân viên mới

Khi giai đoạn giới thiệu, đào tạo kết thúc và nhân viên mới cảm thấy mình là một phần của nhóm, bạn có thể cân nhắc việc yêu cầu họ đưa ra phản hồi về trải nghiệm. Tuy nhiên, phần lớn nhân viên đều không muốn (hoặc không dám) nêu tiếng nói của mình với công việc đảm nhận, dù có khó chịu đến mấy. 

Khảo sát nhân viên trọn vòng đời CoDX có thể giải quyết những e ngại trên thông qua việc cung cấp một phương thức an toàn với tính chất ẩn danh và bảo mật để mọi người có thể nêu lên ý kiến chân thành của mình về quy trình tiếp nhận nhân sự mới của doanh nghiệp. 

Phương pháp này là cơ hội tuyệt vời để xác định các nhu cầu đào tạo hoặc huấn luyện thêm nếu cần thiết. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có những hành động kịp thời như bổ sung thêm các lớp học, cung cấp thông tin toàn diện về nhu cầu đào tạo của tổ chức và cho phép lập kế hoạch cho các khóa học, phương pháp đào tạo chéo hoặc bổ sung các công cụ hỗ trợ theo nhu cầu “thật” của nhân viên.

Phần mềm hỗ trợ các công cụ chuyên nghiệp để doanh nghiệp lắng nghe tiếng nói của nhân viên trong suốt vòng đời của họ. Hệ thống ghi nhận phản hồi nhân viên mọi giai đoạn gắn kết, cùng hệ thống Thank you cards, các dịch vụ nhân sự số trên không gian làm việc số của CoDX, Doanh nghiệp cải tiến liên tục và phản hồi real-time để thiết kế hệ thống trải nghiệm nhân viên trọn vẹn.

Trải nghiệm một quy trình tiếp nhận nhân sự mới sơ sài, không như mong đợi sẽ khiến nhân viên mới cảm nhận rằng tổ chức của bạn đang được quản lý kém và công ty đã không chuẩn bị chu đáo cho sự xuất hiện của họ. Đặc biệt trong thị trường lao động cạnh tranh ngày nay, một quy trình chào đón nhân viên toàn diện là điều người đi làm nào cũng kỳ vọng và là nhiệm vụ bắt buộc của mọi đội ngũ nhân sự.